泰開高壓上線“數(shù)字化檔案室”，開啟智慧檔案管理
近日，為進(jìn)一步提升公司檔案管理效率，推進(jìn)檔案數(shù)字化高質(zhì)量管理，泰開高壓再度攜手正遠(yuǎn)科技，基于FlowPortal BPM平臺(tái)搭建檔案管理系統(tǒng)，解決檔案沉淀、查閱、共享等問題，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的統(tǒng)一管理，賦能企業(yè)精細(xì)化管理。
客戶簡(jiǎn)介
山東泰開高壓開關(guān)有限公司（簡(jiǎn)稱“泰開高壓”）是泰開集團(tuán)的全資子公司，專業(yè)研制和生產(chǎn)1100kV及以下戶外高壓斷路器等的大型專業(yè)化企業(yè)，多年來綜合經(jīng)濟(jì)指標(biāo)在全國(guó)高壓開關(guān)行業(yè)名列前茅，先后榮獲“中國(guó)馳名商標(biāo)”“山東百年品牌重點(diǎn)培育企業(yè)”“山東省制造業(yè)單項(xiàng)冠軍企業(yè)”等榮譽(yù)。
項(xiàng)目背景
近年來，泰開高壓攜手正遠(yuǎn)科技基于FlowPortal BPM 搭建了考勤管理、訪客管理、考試管理、會(huì)議管理、車輛管理、業(yè)務(wù)流程管理等應(yīng)用。隨著企業(yè)不斷發(fā)展，公司內(nèi)部檔案數(shù)量和類別逐漸增多，以傳統(tǒng)方式進(jìn)行檔案管理存在以下問題：
· 管理制度不能落地
公司有統(tǒng)一的檔案管理制度，但落地推行困難；
· 檔案收集難
檔案材料收集需要多部門協(xié)同，不同部門提供不同的文件，線下協(xié)作效率低；
· 檔案分散儲(chǔ)存查詢困難
紙質(zhì)檔案存放于檔案柜，電子檔案分存在不同的電腦中，線上線下借閱權(quán)限不統(tǒng)一，檔案查閱繁瑣，耗費(fèi)精力；
· 檔案情況難掌控
不同格式的Excel管理檔案臺(tái)賬，檔案歸檔、借閱無統(tǒng)一記錄，管理人員無法知曉檔案真實(shí)情況；
· 數(shù)據(jù)安全性差
將Excel檔案信息和檔案數(shù)據(jù)存放到員工的個(gè)人電腦上，數(shù)據(jù)的安全性存在隱患。
項(xiàng)目實(shí)施
為實(shí)施落地檔案管理制度，提高檔案管理規(guī)范性，泰開高壓攜手正遠(yuǎn)科技共建檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從檔案創(chuàng)建、編輯、更新、借閱到廢止刪除的全生命周期管理，全程以流程驅(qū)動(dòng)，審批留痕，可記錄可追溯。
檔案庫
檔案管理員創(chuàng)建、上傳或同步檔案數(shù)據(jù)形成檔案庫，員工可在檔案庫集中完成檔案資料的獲取與應(yīng)用。
檔案管理
支持檔案編輯、檔案更新、檔案回滾、操作日志、版本管理，以及檔案廢止和到期自動(dòng)廢止，全方位滿足檔案管理日常需求。
多層級(jí)權(quán)限管理
設(shè)置多權(quán)限層級(jí)，包括無權(quán)限、僅查看、可下載、可編輯、可刪除、完全控制等，適應(yīng)不同管理需求。
電子檔案安全借閱
針對(duì)無權(quán)限查看的文件，員工可通過流程發(fā)起檔案借閱申請(qǐng)，審批通過后即可。有權(quán)限的檔案可通過共享和外發(fā)，使得無權(quán)限的人也能查看檔案，全程留痕便于追溯。
全宗管理
進(jìn)行多全宗管理，設(shè)置子全宗，適配企業(yè)的分級(jí)管理架構(gòu)。
庫房管理
通過線上系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)體檔案管理，系統(tǒng)提供庫房信息維護(hù)，庫房信息與組織架構(gòu)綁定，歸檔入庫時(shí)關(guān)聯(lián)電子檔案信息。
檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表
針對(duì)歸檔、借閱、庫房信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，通過明細(xì)表或圖表方式呈現(xiàn)，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員了解檔案狀況。
項(xiàng)目?jī)r(jià)值
? 提升檔案管理效率及規(guī)范性
有效沉淀企業(yè)檔案資料，查詢效率提高80%；檔案分門別類儲(chǔ)存，可依照部門進(jìn)行檢索，提升儲(chǔ)存規(guī)范性。
? 檔案管理安全性提升
嚴(yán)密的權(quán)限管理和全程監(jiān)控的查看申請(qǐng)流程，有效保障檔案安全性；數(shù)據(jù)均保存于服務(wù)器，避免因個(gè)人電腦數(shù)據(jù)丟失導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失問題。
? 便捷高效工作協(xié)同
以流程化的方式進(jìn)行檔案的歸檔收集，增強(qiáng)部門間協(xié)作效率；設(shè)立統(tǒng)一檔案管理臺(tái)賬，便于不同檔案管理人員交接工作。
? 檔案使用統(tǒng)計(jì)分析
企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理員可通過查看報(bào)表，了解目前企業(yè)內(nèi)最新知識(shí)沉淀及檔案借閱情況。
正遠(yuǎn)科技數(shù)字化檔案管理方案助力泰開高壓規(guī)范檔案管理，提升檔案管理的全面性與完整性，推動(dòng)信息傳遞、共享效率，為企業(yè)數(shù)字化建設(shè)助力。
未來，正遠(yuǎn)科技將持續(xù)支撐泰開高壓數(shù)字化升級(jí)與智能制造高質(zhì)量發(fā)展，通過數(shù)字化手段助力企業(yè)管理制度落地。
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